A última viagem do papel para os Transportes e Logística

Muito se tem falado sobre substituir o papel por ferramentas digitais. Alguns sectores, como o dos transportes e logística, têm apostado nesta mudança, principalmente pelos benefícios. O ROI é visível e gratificante!

A combinação perfeita

Numa altura em que se conjuga o avanço tecnológico com a crescente preocupação ambiental, empresas que tinham, literalmente, paletes de arquivo em papel, decidiram dar rumo mais ecológico e competitivo às suas organizações.

O arquivo em papel já não cabe nos padrões actuais de segurança e acessibilidade.

O investimento da digitalização do histórico documental de uma empresa é único e rentável. Há empresas que têm verdadeiros armazéns de arquivo em papel, o que dificulta a pesquisa de um documento, para não falar do espaço ocupado e pago para manter algo que já não se coaduna com as exigências do mercado actual nem com os padrões de segurança ideais.

Depois dessa informação devidamente classificada e organizada em formato digital, basta seguir o novo método adoptado e todo o papel se torna desnecessário e indesejado.

Há a questão ecológica, a facilidade e rapidez de pesquisa, a segurança dos dados com os devidos backups feitos, a poupança de tempo, espaço e recursos humanos no acesso e tratamento de registos de qualquer altura da vida de uma organização.

Rastreabilidade, Transparência e Agilização de Workflows

Em plataformas criadas à medida, os documentos digitais seguem um percurso desde a sua entrada no sistema até ao seu tratamento, validações e arquivo digital.

Com as permissões dadas a cada colaborador ou departamento, eliminam-se tempos de espera, são geradas notificações e acções automatizadas; todos sabem onde está determinada factura ou ordem de encomenda, quem está a cumprir a sua tarefa atempadamente ou com algum delay. 

Toda esta dinâmica permite acelerar os processos internos e até fazer mais justamente a avaliação de desempenho segundo os KPI’s de cada empresa, gerando uma optimização dos processos traduzida em  liquidez célere, imagem de qualidade e confiança aos clientes e fornecedores.

O Reforço da Segurança, RGPD, Acessos Reservados a Clientes e Fornecedores

A questão da segurança de dados é cada vez mais importante. É fácil perceber que o arquivo em papel se revela vulnerável e sem sentido quando comparado com o digital. 

Há a possibilidade de fazer vários backups de segurança de toda a informação das empresas, seja on-premise, na cloud ou ambos. Esta opção salvaguarda o histórico documental de eventuais catástrofes, eleva o nível da proteção dos dados (seja de colaboradores ou terceiros), permite o tratamento da informação com maior confidencialidade - seguindo as normas do RGPD, cria uma ligação mais sólida entre fornecedores, clientes e empresa com áreas reservadas de acesso onde cada parceiro pode consultar os respectivos documentos. Quem diz consultar, diz editar, partilhar, rastrear.

Benefícios Transversais para a Empresa e Colaboradores

Todos os departamentos são alavancados e vêem o seu trabalho facilitado. O departamento dos Recursos Humanos, p.ex., passa a receber as despesas de colaboradores em tempo-real, sem extravios, bem como os seus tempos de trabalho comunicados a partir de qualquer ponto do mundo; passam a emitir recibos de vencimento sem ter de distribuir manualmente ou via email, os próprios colaboradores podem ter a sua área de acesso onde toda a informação fica reunida (baixas médicas, férias, recibos, contratos e afins). 

O mesmo princípio aplica-se ao departamento de vendas, encomendas, logística, qualidade, contabilidade e gestão. 

A Versatilidade entre o Trabalho Presencial e Remoto

Num contexto em que subitamente as empresas e colaboradores se viram forçados a adaptar-se, tornou-se imperativo assegurar as condições de manter o funcionamento “normal” se isso tiver de ser feito via remota.

Com a digitalização de processos e eliminação do papel, tudo fica mais fácil. Basta existir acesso à Internet.

Em jeito de conclusão, a transição do papel para o digital é inevitável. Uma questão de tempo. Todos o sabem. Embora alguns empresários permaneçam mais hesitantes quanto a esse investimento, irão aperceber-se de que não o podem contornar. Depois de o verem na prática, ficarão contentes com as inúmeras vantagens, principalmente a redução de custos, rentabilização dos recursos e agilização de todos os processos, dando uma massa muscular à empresa que se espelha na qualidade e quantidade dos seus negócios. 

E, no final, todos agradecemos. É uma causa global: Preservar o Ambiente.

Este artigo foi escrito pela Paula Félix, assistente de vendas na @md3.

A Paula foi formadora de Microsoft Office durante 10 anos e Representante Comercial em várias multinacionais, em sectores como IT e RH. É apaixonada por pessoas, por comunicar e desbravar terreno em busca de parcerias de sucesso, onde ambas as partes ganham.